Kiểm kê trước khi quét
Lập danh sách sách gia phả, bài vị, ảnh, giấy tờ, băng ghi âm và người đang giữ. Gắn mã hiện vật, ghi tình trạng, nguồn và phạm vi được phép công bố.
Quét bản gốc đủ rõ và giữ một bản không chỉnh sửa; bản web có thể nén và che thông tin nhạy cảm.
Chuẩn hóa người và quan hệ
Mỗi người cần mã duy nhất; tên gốc và tên chuẩn hóa lưu riêng. Quan hệ cha mẹ, con và phối ngẫu phải có quy tắc để tránh vòng lặp hoặc nối nhầm.
Mốc chưa chắc chắn cần mức độ tin cậy và ghi chú nguồn, không điền ngày giả chỉ để đủ dữ liệu.
Sao lưu và phân quyền
Nên có ba bản sao trên hai loại thiết bị và một bản ở vị trí khác. Cơ sở dữ liệu cần sao lưu tự động, kiểm tra toàn vẹn và thử phục hồi định kỳ.
Dữ liệu người còn sống cần phân quyền; trang công khai chỉ hiển thị phần cần thiết.
Câu hỏi thường gặp
Chụp ảnh gia phả đã là số hóa hoàn chỉnh chưa?
Chưa; còn cần mô tả, dữ liệu quan hệ, sao lưu và quy trình cập nhật.
Nên giữ bản quét gốc không?
Có; giữ bản chất lượng cao, không chỉnh sửa ở nơi an toàn.